Huishoudelijk Reglement

  • Onderhavig huishoudelijk reglement van de Vzw De Vlammende Adelaars is een aanvulling van de bestaande statuten. en samen vormen ze een integraal geheel. Voor bepaalde artikels van de statuten, en daar waar nodig, geeft dit reglement bijkomende details en bijzonderheden.

  • Bij zijn toetreding tot de VZW De Vlammende Adelaars ontvangt ieder lid een exemplaar der statuten en van het huishoudelijk reglement

  • Het feit vrijwillig toe te treden tot de VZW De Vlammende Adelaars houdt in dat het lid met de statuten en reglementen akkoord gaat en zich verplicht deze na te leven.

  • Het huishoudelijke reglement kan ten alle tijden worden aangepast. De laatste versie zal steeds beschikbaar zijn via onze website.

  • Alle aanwijzingen , zowel schriftelijk als mondeling, van bestuursleden en leden, die verband houden met de huisregels, moeten direct worden opgevolgd.

1 Lidmaatschap.

1.1 Lidmaatschap tot VZW De Vlammende Adelaars is enkel mogelijk via het ‘Peterschap’ van een Meewerkend Lid die erover waakt dat het Toegetreden Lid, zich als ‘Wapenknecht’ houdt aan de Statuten en het Huishoudelijke Reglement. Deze ‘Proefperiode’ wordt beëindigd door de Algemene Vergadering na een positieve evaluatie (Max. 1 jaar).

1.2 Om als lid tot de VZW Vlammende Adelaars te mogen toetreden dienen de volgende voorwaarden en formaliteiten vervuld:

  • Een correct ingevuld aanvraagformulier, persoonlijk voorleggen aan de Algemene Vergadering samen met het Meewerkend Lid dat het Peterschap op zich neemt.

  • Aanvaard worden, na onderzoek en beraadslaging door de Algemene Vergadering. (met gewone meerderheid)

  • Het toetredingsformulier invullen en ondertekenen en zo verklaren dat alle reglementen en statuten zullen geëerbiedigd worden.

  • Het aansluitingsgeld, het lidgeld en eventueel andere kostenbijdragen betalen.

1.3 De Meewerkende leden zijn actief in de VZW De Vlammende Adelaars en minstens 18 jaar. Zij nemen deel aan alle activiteiten van de VZW Vlammende Adelaars. Zij hebben stemrecht op de Algemene Vergadering en kunnen verkozen worden tot beheerder.

1.4 Toegetreden lid is elk nieuw aangesloten lid. Zij nemen deel aan alle activiteiten van de VZW Vlammende Adelaars en zijn aanwezig op de Alg. Vergadering doch hebben geen stemrecht.

1.5 Ereleden zijn personen die wegens bepaalde verdiensten de titel van erelid toegekend kregen. Enkel de Alg. Vergadering kan deze titel toekennen. Zij hebben stemrecht

1.6 Steunende leden zijn personen die de VZW Vlammende Adelaars geldelijk steunen. Zij hebben geen stemrecht. 1.7 Leden van de VZW Vlammende Adelaars zullen hun bewezen onkosten, noodzakelijk gemaakte kosten en kosten gemaakt op vraag van de VZW Vlammende Adelaars, vergoed zien na voorlegging van bewijsstukken

1.8 Leden van de VZW Vlammende Adelaars zetten zich in om de concepten, doelen en ideeën van de VZW Vlammende Adelaars vorm te geven en dit niet alleen tijdens hun aanwezigheid of medewerking tijdens het project maar ook op andere momenten. Ze bouwen actief mee aan de doelstellingen en ideologie van VZW De Vlammende Adelaars.

Contributie

1.9 De jaarlijkse contributie bedraagt € 75,00 waarvan een eerste schijf van € 25,00 als lidgeld en € 50,00 als jaarbijdrage via benefietacties en/of gesponsorde inkomsten.

1.10 Het Lidgeld dient betaald te zijn vóór of op de jaarlijkse Algemene Statutaire Vergadering (begin januari). De tweede en derde schijf van € 25,00 jaarbijdrage dienen vereffend te zijn tegen 1 juni en 1 oktober van hetzelfde werkjaar.

1.11 Wanneer de jaarbijdrage van een lid de jaarlijkse contributie overschrijdt, dan kan het lid 50% van het teveel overdragen naar het volgende werkjaar, echter kan dit niet gebruikt worden als lidgeld.

1.12 Wanneer de deelname plaatsen bij een benefietactie beperkt zijn, telt de volgorde van inschrijven. Elk lid mag een voorstel tot benefietactie of sponsoring voorleggen aan de Algemene Vergadering, elke actie heeft steeds een meewerkend lid als hoofdverantwoordelijke.

Afwezigheden

1.13 Elk lid dient zich, bij afwezigheid op een geplande vergadering of activiteit te verontschuldigen bij zijn of haar ‘Peter’, een aanwezig meewerkend lid, het bestuur of de hoofdverantwoordelijke van de activiteit.

1.14 Mits aanvraag op voorhand bij de Algemene Vergadering, kan een lid genieten van een rustperiode en wordt het lid vrijgesteld van de aanwezigheidsplicht, echter dient het lid zowél het lidgeld als de jaarbijdrage persoonlijk betalen.

2 Vergaderingen

2.1 De Algemene Vergaderingen zijn toegankelijk voor alle leden. Het verslag van de vergadering wordt uiterlijk 7 dagen na de vergadering opgestuurd naar de leden.

2.2 Werkvergadering: Een werkvergadering heeft tot doel om bepaalde activiteiten (financiële activiteiten ,LARP-evenementen) voor te bereiden. Een werkvergadering dient niet te gebeuren onder de bestaande structuur van de VZW. Elke vergadering dient wel een verslag op te stellen. Het verslag van de vergadering wordt uiterlijk 7 dagen na de vergadering opgestuurd naar de leden van de vergadering en naar de volledige Raad van Bestuur. Ieder lid kan de verslagen van de vergaderingen inzien op gewoon verzoek.

2.3 De Algemene Statutaire Vergadering wordt jaarlijks georganiseerd begin januari en is de start van het nieuwe werkjaar.

  • Tijdens deze vergadering vernieuwen alle leden hun lidmaatschap en vereffenen ze hun eerste schijf van de jaarlijkse contributie. Leden die niet aanwezig, noch verontschuldigd zijn en de betaling van hun lidgeld niet hebben volbracht, worden verondersteld ontslag te hebben genomen. (Indien ze achteraf toch lid willen blijven, beschouwt de VZW ze als nieuw lid)

  • Het bestuur wordt herbekrachtigd door de Algemene Vergadering. De samenstelling van het huidige bestuur en de inhoud van de bestuurstaken, bevinden zich op de pagina ‘Structuur’ van onze website.

  • Alle beslissingen, bevindingen en objectieven voor komend werkjaar worden opgenomen in de bestuursnota. Deze bestuursnota kan aan alle leden worden voorgelegd en dient als evaluatiemiddel aan het eind van werkjaar.

3 Gedrag

3.1 Alle leden van VZW De Vlammende Adelaars worden geacht RESPECT te hebben voor zijn medeleden en het materiaal van de vereniging.

3.2 HET IS VERBODEN:

  • Harddrugs te bezitten en te gebruiken.

  • Hard- of softdrugs te verhandelen.

  • Vuurwapens, messen of andere voorwerpen die als wapen kunnen dienen, in bezit te hebben.

  • Diefstal en vernielingen te plegen.

  • Goederen te verhandelen of te helen.

  • Geweld te gebruiken of met geweld te dreigen.

  • Zich discriminerend uit te laten.

  • Zich door woord of gebaar schuldig te maken aan seksuele intimidatie.

  • Anderen te beledigen (het aantasten van iemands goede eer en naam).

  • Drugs of overmatig alcohol te gebruiken.

Bij overtreding van een strafbaar feit wordt aangifte gedaan bij de politie!

3.3 Het wordt van de leden van de VA verwacht stipt aanwezig te zijn bij vergaderingen en activiteiten van de vereniging.

3.4 De richtlijnen voor het binnenspel gebeuren, kunnen de leden terugvinden in het “Handboek der Vlammende Adelaars”.

4 Algemene bepalingen en aanvullingen

4.1 VZW de Vlammende Adelaars is niet aansprakelijk voor persoonlijke schade en/of diefstal en schade van/ aan goederen.

4.2 Bij gebruik van een vervoersmiddel zijn de leden te allen tijde persoonlijk verantwoordelijk voor het betalen van eventuele boeten evenals voor het ondergaan van eventuele verdere gerechtelijke procedures.

5 Materiaal en eigendommen van de vereniging

5.1 Meewerkende leden kunnen, mits schriftelijke aanvraag, beroep doen op het materiaal van de vereniging, voor persoonlijk gebruik. Zij dienen het materiaal te behandelen als een ‘goeie huisvader’.

6 Sancties

6.1 Bij inbreuk kan de overtreder tijdelijk worden geschorst. De AV besliste over een eventuele uitsluiting van een lid. Overtredingen kunnen bij de raad van bestuur worden gemeld.